Filo Yönetimi Rehberi

Bir işletmenin araçlarını edinmeden elden çıkarmaya kadar yönetmesidir: araç kaydı, bakım, yakıt, sigorta ve muayene, sürücü ataması, hasar ve trafik cezası, maliyet. Amaç araçları güvenli, yasal ve en düşük maliyetle çalışır tutmaktır.

Araç takip sistemi aracın nerede olduğunu söyler. Filo yönetim yazılımı aracın kaça mal olduğunu, bakımının ne zaman geldiğini, belgelerinin ne zaman bittiğini ve kimde olduğunu yönetir. FiloKare ikisini birleştirir: takip sisteminizden kilometre ve konumu alır, bakım, sigorta, muayene ve maliyet takibini kendisi yapar.

Tablo kendi kendine güncellenmez: kilometre, tarih ve fiş biri girene kadar eski kalır. Geciken bakım ve biten poliçe dosya açılmadan görünmez, sahadaki sürücü ile ofis aynı dosyayı paylaşamaz, bir aracın toplam maliyeti için birden çok dosya birleştirilir.

Bir aracın seçilen dönemdeki toplam giderinin (yakıt, bakım ve onarım, hasar, trafik cezası) o dönemde gidilen kilometreye bölünmesidir. Farklı araçları ya da kullanımları karşılaştırmanın en adil yoludur; karşılaştırma aynı dönem ve aynı araç tipi içinde yapılmalıdır.

Otomobil ve kamyonda kilometreye, iş makinesi ve jeneratörde motor saatine, bazı kalemlerde takvime göre planlanır; esas üreticinin bakım aralıklarıdır. Çoğu kalem hem kilometre hem süre taşır ve hangisi önce dolarsa bakım o zaman yapılır, örneğin yağ değişimi 10.000 km ya da bir yıl.

Bakım planının araç araç değil, araç tipi (marka ve model) için bir kez tanımlanmasıdır. O tipteki her araç planı kendiliğinden alır ve kendi kilometresine ya da motor saatine göre izlenir; filoya yeni araç eklendiğinde plan hazırdır.

Motorun çalıştığı toplam süredir. Kilometre yapmayan ya da az yapan iş makinesi, jeneratör ve forklift gibi ekipmanda bakım aralığı kilometre yerine motor saatiyle belirlenir.

Genel kural olarak hususi otomobilde ilk muayene tescilden 3 yıl sonra, sonrası 2 yılda bir yapılır; ticari araçlarda ve ağır vasıtalarda muayene çoğunlukla her yıl tekrarlanır. Süreler araç cinsine göre değişir, kesin tarih ruhsattaki muayene geçerlilik tarihidir. FiloKare'de TÜVTÜRK, egzoz ve takograf muayeneleri ayrı ayrı takip edilir.

Otomobillerde yasal alt sınır 1,6 mm'dir. Güvenlik için sınıra inmeden, 3 mm civarında değişimi planlamak önerilir; kış koşullarında aşınmış lastiğin tutunması belirgin biçimde azalır.

Kiralık Araç Bildirim Sistemi'dir: araç kiralama şirketleri aracı kiraya verdikleri kişiyi bu sistem üzerinden bildirir. FiloKare bildirimi sizin yerinize yapmaz; bildirimin yapıldığını sözleşmeye kaydeden bir KABİS yardımcısı sunar.

Bir aracın belirli bir çalışana sorumluluğuyla birlikte verilmesidir. Zimmet süresince araçla ilgili ceza, hasar ve yakıt o kişinin sorumluluğunda izlenir; araç başkasına geçtiğinde dönem kapanır ve geçmişi kalır.

Tek bir kişiye zimmetlenmeyen, ihtiyaca göre farklı çalışanlara teslim edilip geri alınan araçtır. Aracın kimde, ne zaman olduğu teslim ve iade kayıtlarıyla izlenir.

Teslim eden ve alan kişi, tarih ve saat, kilometre ya da motor saati, aracın hasar durumu ve fotoğrafları, varsa eksik ekipman. Tutanak sonradan değiştirilememeli; iade anında aynı bilgiler tekrar kaydedilir.

Sürücü adı, telefonu, ehliyet ve konum bilgisi kişisel veridir; KVKK'ya uygun işlenmeli ve yalnız yetkili kişilere gösterilmelidir. FiloKare'nin sunucuları ve yedekleri İstanbul'dadır, erişim rolle sınırlanır, kiracı kimlik ve ehliyet numaraları şifreli saklanır ve sürücü başkasının konum geçmişini göremez.