Gizlilik Politikası

1. Giriş

FiloKare ("biz", "bizim" veya "Şirket"), işletmelerin araç filolarını yönetmelerine yardımcı olan bir B2B SaaS platformudur. Bu Gizlilik Politikası, web sitemizi (filokare.com) ve hizmetlerimizi kullandığınızda kişisel bilgilerinizi nasıl topladığımızı, kullandığımızı ve koruduğumuzu açıklar.

Veri sorumlusu: Yedikare Yazılım Anonim Şirketi (FiloKare), Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530. Müşterilerimizin FiloKare'ye girdiği ya da araç takip sisteminden gelen araç, sürücü ve kiracı verilerinde veri sorumlusu müşterinin kendisidir; FiloKare bu verileri veri işleyen olarak yalnızca müşterinin talimatıyla ve hizmeti sağlamak için işler. MERSİS: 0946055639900001.

KVKK'nın 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma metinlerimiz: web sitesi ve talep formları, müşteri yetkilileri ve platform kullanıcıları.

2. Topladığımız Bilgiler

2.1. Doğrudan Sağladığınız Bilgiler

• Hesap Bilgileri: Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şirket adı
• Fatura Bilgileri: Fatura unvanı ve adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
• İletişim Bilgileri: Destek talepleri, e-posta yazışmaları
• Araç Verileri: Plaka numaraları, araç bilgileri, konum verileri (entegrasyon aracılığıyla)
• Kiracı Verileri (araç kiralama şirketleri):Kiracının ad, unvan, iletişim, kimlik ve ehliyet bilgileri ile sözleşme, teslim ve iade kayıtları. Bu verilerin veri sorumlusu kiralama şirketidir; FiloKare veri işleyen olarak yalnızca hizmeti sağlamak için işler. Kimlik ve ehliyet numaraları alan düzeyinde şifrelenir ve düz metin olarak gösterilmez.

2.2. Otomatik Olarak Toplanan Bilgiler

• Kullanım Verileri: Platformumuzu nasıl kullandığınıza ilişkin bilgiler
• Cihaz Bilgileri: IP adresi, tarayıcı türü, işletim sistemi
• Tarayıcı Deposu: Uygulamada oturumunuz ve görünüm tercihleriniz tarayıcınızın yerel deposunda tutulur

2.3. Üçüncü Taraflardan Alınan Bilgiler

• Araç Takip Sistemleri: Arvento ve diğer entegre sistemlerden araç konum ve durum verileri
• Yakıt Sağlayıcıları: İçe aktardığınız yakıt alım verileri

3. Bilgilerin Kullanımı

Topladığımız bilgileri şu amaçlarla kullanırız:

• Hizmetlerimizi sağlamak ve iyileştirmek
• Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek
• Müşteri desteği sağlamak
• Fatura ve ödeme işlemlerini gerçekleştirmek
• Güvenlik ve dolandırıcılık önleme
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek
• Ürün haberleri ve duyurular göndermek (yalnız formdaki isteğe bağlı kutuyla onay verdiyseniz; onay vermemek talebinizi etkilemez)
• Araç kiralama şirketlerinde, kiralama şirketinin talimatıyla: sözleşme ve kullanım verilerinden (iade zamanı, trafik cezası, hasar, depozito kesintisi) kiracı bazında performans değerlendirmesi üretmek. Bu değerlendirme yalnızca ilgili kiralama şirketinin hesabında kalır, başka şirketlerle paylaşılmaz ve otomatik bir karar üretmez.

4. Bilgilerin Paylaşımı

Kişisel bilgilerinizi satış amacıyla üçüncü taraflarla paylaşmıyoruz. Ancak aşağıdaki durumlarda paylaşım yapabiliriz:

• Hizmet Sağlayıcılar: Hizmeti sunmak için aşağıdaki sağlayıcılarla çalışırız. Bu sağlayıcılar yalnızca hizmetin gerektirdiği veriyi, bizim talimatımızla işler:
  • Amazon Web Services: sunucular, veritabanı, dosya deposu ve yedekler (Türkiye). Sunucunun işlemci ve disk ölçümleri AWS'nin ana bölgesinde (Frankfurt) izlenir.
  • Cloudflare: alan adı, şifreli bağlantı ve ağ güvenliği. Site ve uygulama trafiği bu sağlayıcının ağından geçer (ABD merkezli, küresel ağ).
  • Resend: e-posta gönderimi (giriş kodu, davet, bilgilendirme, günlük uyarı özeti ve kiralama şirketlerinin kiracılarına giden sözleşme bildirimi). E-postalar İrlanda'dan gönderilir; e-posta adresi ve gönderim kayıtları ABD'de tutulur. Formda isteğe bağlı kutuyu işaretleyerek haber ve duyuru e-postalarına onay verenlerin adı, e-postası ve şirketi Resend'deki listede tutulur; her e-postadaki bağlantıyla listeden çıkabilirsiniz.
  • Apple: iPhone uygulamasının anlık bildirimleri (ABD). Cihazın bildirim anahtarı ve kısa bildirim metni iletilir.
  • Google (Firebase Cloud Messaging): Android uygulamasının anlık bildirimleri (ABD), 26 Ekim 2026 tarihinden itibaren. Cihazın bildirim anahtarı, uygulama kurulum kimliği ve kısa bildirim metni iletilir.
  • Google Workspace: kurumsal e-postamız. Bize yazdığınız e-postalar bu hizmette tutulur.
  • OpenStreetMap: harita ekranındaki harita görselleri. Görseller yüklenirken IP adresiniz ve ekranda görüntülenen harita bölgesinin görsel adresi bu sunuculara ulaşır; araç, plaka ya da kişi bilgisi gönderilmez.
• Yasal Gereklilikler: Yasal süreçler, mahkeme kararları veya yasal talepler için
• İş Transferleri: Birleşme, satın alma veya varlık satışı durumunda
• Sizin Onayınızla: Açık izniniz olduğunda

5. Veri Güvenliği

Verilerinizi korumak için endüstri standardı güvenlik önlemleri uyguluyoruz:

• SSL/TLS şifreleme ile veri aktarımı
• Kimlik ve ehliyet numaralarında alan düzeyinde şifreleme
• Günlük sistem ve yedek denetimi
• Erişim kontrolü ve yetkilendirme
• Güvenlik duvarı ve izleme sistemleri

6. Veri Saklama

Kişisel verilerinizi, hesabınız aktif olduğu sürece ve hizmetlerimizi sağlamak için gerekli olduğu sürece saklarız. Hesabınızı sildiğinizde, verileriniz yasal saklama süreleri (muhasebe kayıtları için genellikle 10 yıl) hariç olmak üzere 30 gün içinde silinir.

Araç kiralama sözleşmeleri ile teslim ve iade belgeleri, ilgili mevzuat gereği sözleşme bitişinden itibaren en az beş yıl saklanır ve bu süre içinde silinemez; hesap kapanışında bu kayıtlar kiralama şirketine teslim edilir.

7. Haklarınız

KVKK ve GDPR kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Erişim Hakkı: Hakkınızda hangi verileri tuttuğumuzu öğrenme
• Düzeltme Hakkı: Yanlış verileri düzelttirme
• Silme Hakkı: Verilerinizin silinmesini talep etme
• Taşınabilirlik Hakkı: Verilerinizi yapılandırılmış formatta alma
• İtiraz Hakkı: Belirli veri işleme faaliyetlerine itiraz etme

Bu haklarınızı kullanmak için [email protected] adresinden bize ulaşabilirsiniz.

8. Çerezler

Sitemiz reklam ya da takip çerezi kullanmaz. Ziyaret istatistiği, çerez kullanmayan ve kendi sunucumuzda çalışan bir araçla tutulur. Uygulamada oturumunuz çerezle değil tarayıcınızın yerel deposunda tutulur. Ağ güvenliği sağlayıcımız (Cloudflare), kötü amaçlı trafiği ayırt etmek için zorunlu bir güvenlik çerezi yerleştirebilir.

9. Verilerin Saklandığı Yer

Sunucularımız ve yedeklerimiz Türkiye'dedir: veritabanı, yüklenen dosyalar, gecelik veritabanı yedeği ve haftalık disk yedeği burada tutulur.

Hizmetin çalışması için bazı veriler yurt dışındaki hizmet sağlayıcılardan geçer: site ve uygulama trafiği Cloudflare'in ağından, e-postalar Resend'den, iPhone bildirimleri Apple'dan, Android bildirimleri Google'dan (4. bölüm). Bu kanallara giden veriyi en aza indiririz: e-posta ve telefon bildirimlerinde plaka kısaltılır ("34 *** 123"), kişi adı, tutar ve ayrıntı yazılmaz; ayrıntı uygulamadadır. Kiracıya giden sözleşme ve iade belgeleri e-postaya eklenmez; Türkiye'deki sunucumuzdan süreli bir bağlantıyla indirilir. Veri minimizasyonu ilkesiyle yurt dışı altyapılarına veriler maskelenerek iletilmektedir.

10. Çocukların Gizliliği

Hizmetlerimiz 18 yaşın altındaki bireylere yönelik değildir. Bilerek çocuklardan kişisel bilgi toplamıyoruz.

11. Politika Değişiklikleri

Bu Gizlilik Politikası'nı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler olması durumunda sizi e-posta veya platform üzerinden bilgilendireceğiz.

12. İletişim

Bu politika veya gizlilik uygulamalarımız hakkında sorularınız varsa:

• E-posta: [email protected]
• Unvan: Yedikare Yazılım Anonim Şirketi
• Adres: Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530