KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, FiloKare'yi kullanan şirketlerin yetkililerini ve FiloKare hesabı açılan kullanıcıları (yönetici, filo yöneticisi, teknik personel, sürücü, görüntüleyici) bilgilendirmek için hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Yedikare Yazılım Anonim Şirketi (FiloKare), Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530. MERSİS: 0946055639900001. Ticaret sicil no: 513845. Vergi: Çankaya V.D. 9460556399.

KVKK başvuruları için: [email protected]. Telefon: 0312 800 0 777.

2. İki Ayrı Rolümüz

Veri sorumlusu olarak: hesabınızı açmak ve korumak, sözleşmeyi yürütmek ve faturalamak için işlediğimiz veriler bu metnin konusudur.

Veri işleyen olarak: şirketinizin FiloKare'ye girdiği ya da araç takip firmasından gelen araç, sürücü, zimmet, konum, kilometre, yakıt, hasar, trafik cezası, lastik, bakım, kiralama ve sevkiyat kayıtlarının (teslim fotoğrafları, teslimi kaydederken telefonunuzdan alınan konum ve aracın o anki konumu dahil) veri sorumlusu şirketinizdir. Bu verileri yalnız şirketinizin talimatıyla ve şirketinizle yaptığımız Veri İşleme Şartları'na göre işleriz. Bu verilerle ilgili aydınlatma ve başvurular şirketinize aittir; bize gelen başvuruyu şirketinize iletiriz. Destek ekibimiz bu verilere yalnız şirketinizin talebiyle ve destek amacıyla erişir; her erişim kayda geçer.

3. İşlediğimiz Kişisel Veriler

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon, rolünüz ve şirketiniz.
• Hesap ve giriş: giriş kodu istekleri, giriş denemeleri, oturum, davet ve aktivasyon kayıtları.
• İşlem güvenliği: platformdaki işlemlerin kaydı (işlem, zaman, IP adresi).
• Bildirim: bildirim tercihleriniz; iPhone ya da Android uygulamasını kullanıyorsanız cihaz bildirim anahtarı.
• Şirket yetkilisi için: sözleşme, paket, fatura unvanı ve adresi, vergi bilgisi.
• Destek: bize yazdığınız destek talepleri ve yazışmalar.

4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Hesap açmak, giriş kodu göndermek, hizmeti sunmak, uyarıları bildirim ve sabah e-postasıyla iletmek: sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c).
• Yetkisiz girişi ve kötüye kullanımı önlemek, işlem kaydı tutmak: veri güvenliği yükümlülüğü ve meşru menfaat (m.5/2-ç ve f).
• Faturalama, vergi ve ticari defter kayıtları: kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülük (m.5/2-a ve ç).
• Uygulamada bir iş ortağından teklif istediğinizde teklifin size iletilebilmesi için iletişim bilgilerinizi o iş ortağına iletmek: sözleşmenin kurulması ve meşru menfaat (m.5/2-c ve f).
• Uyuşmazlıkta hakkımızı korumak: m.5/2-e.

5. Aktarım

• Barındırma ve yedekler: Amazon Web Services, Türkiye. Sunucunun işlemci ve disk ölçümleri AWS'nin ana bölgesinde (Frankfurt) izlenir.
• Ağ güvenliği ve şifreli bağlantı: Cloudflare, Inc. (ABD merkezli küresel ağ). Uygulama trafiği bu ağdan geçer.
• E-posta gönderimi: Resend (Plus Five Five, Inc.). Giriş kodu, davet ve uyarı e-postaları İrlanda'dan gönderilir; e-posta adresiniz ve gönderim kayıtları ABD'de tutulur.
• iPhone bildirimleri: Apple (ABD); cihaz bildirim anahtarı ve kısa bildirim metni.
• Android bildirimleri: Google (Firebase Cloud Messaging, ABD), 26 Ekim 2026 tarihinden itibaren; cihaz bildirim anahtarı, uygulama kurulum kimliği ve kısa bildirim metni.
• Haritalar ve adres araması: Google Maps Platform (Google LLC, ABD): uygulamadaki haritalar (harita sayfası, araç kartındaki konum, hasar ve teslim kayıtlarının yeri, Sevkiyat ekranları) ve Sevkiyat eklentisini kullanan şirketlerde adres araması; tercihinize bağlı olarak uygulama içi navigasyonu kullanırsanız navigasyon. Haritayı tarayıcınız ya da uygulamanız Google'dan yükler; IP adresiniz, tarayıcı bilginiz, görüntülenen harita bölgesi ve aramada yazdığınız metin Google'a ulaşır; navigasyon kullanırsanız navigasyon süresince telefonunuzun konumu da. Plaka, kişi adı ve fotoğraf gönderilmez, araç konumu haritaya cihazınızda çizilir. Google bu veriyi kendi gizlilik politikasına göre bağımsız olarak işler.
• Kurumsal e-posta: Google Workspace; bize yazdığınız e-postalar.
• İş ortakları: uygulamada bir iş ortağından teklif isterseniz, adınız, e-posta adresiniz ve telefonunuz şirketinizin teklif için gerekli bilgileriyle birlikte o iş ortağına iletilir; iş ortağı bunları kendi aydınlatma metnine göre bağımsız veri sorumlusu olarak işler.
• Mali müşavirimiz ve yetkili kamu kurumları: fatura bilgileri ve yasal sınırlar içinde istenen bilgiler.

Yurt dışındaki sağlayıcılara aktarım KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yürütülür. Veri minimizasyonu ilkesiyle yurt dışı altyapılarına veriler maskelenerek iletilmektedir: e-posta ve telefon bildirimlerinde plaka kısaltılır (örneğin "34 *** 123"), kişi adı, tutar ve ayrıntı yazılmaz; ayrıntı uygulamadadır.

6. Saklama Süresi

• Hesap bilgileri: hesap açık kaldıkça; hesap kapanınca 1 yıl.
• İşlem ve güvenlik kayıtları: 2 yıl.
• Fatura ve ticari kayıtlar: 10 yıl.
• Şirketinizin filo verisi: sözleşme süresince; sözleşme bitince 30 gün içinde iade edilir ya da silinir, yedeklerden en geç 4 hafta sonra kalkar. Yasal saklama süresi olan kayıtlar (kiralama sözleşmeleri gibi) şirketinizin talimatıyla o süre boyunca tutulur.

7. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca;

• kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Şirketinizin filo verileriyle (örneğin araç konumu, zimmet, ceza kayıtları) ilgili başvurularınızı veri sorumlusu olan şirketinize yapın; bize gelen böyle bir başvuruyu şirketinize iletir ve size bildiririz.

8. Başvuru

Başvurunuzu yazılı olarak Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530 adresine, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile veya bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul'un belirlediği tarife uygulanabilir. Cevabımızı yeterli bulmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.

Şirketiniz çalışanlarını bilgilendirmek için çalışanlar için aydınlatma metni şablonumuzu kullanabilir.