KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, FiloKare'yi kullanan şirketlerin yetkililerini ve FiloKare hesabı açılan kullanıcıları (yönetici, filo yöneticisi, teknik personel, sürücü, görüntüleyici) bilgilendirmek için hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu

Yedikare Yazılım Anonim Şirketi (FiloKare), Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530. MERSİS: 0946055639900001. Ticaret sicil no: 513845. Vergi: Çankaya V.D. 9460556399.

KVKK başvuruları için: [email protected]. Telefon: 0312 800 0 777.

2. İki ayrı rolümüz

Veri sorumlusu olarak: hesabınızı açmak ve korumak, sözleşmeyi yürütmek ve faturalamak için işlediğimiz veriler bu metnin konusudur.

Veri işleyen olarak: şirketinizin FiloKare'ye girdiği ya da araç takip firmasından gelen araç, sürücü, zimmet, konum, kilometre, yakıt, hasar, trafik cezası, lastik, bakım ve kiralama kayıtlarının veri sorumlusu şirketinizdir. Bu verileri yalnız şirketinizin talimatıyla ve şirketinizle yaptığımız Veri İşleme Şartları'na göre işleriz. Bu verilerle ilgili aydınlatma ve başvurular şirketinize aittir; bize gelen başvuruyu şirketinize iletiriz. Destek ekibimiz bu verilere yalnız şirketinizin talebiyle ve destek amacıyla erişir; her erişim kayda geçer.

3. İşlediğimiz kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon, rolünüz ve şirketiniz.
• Hesap ve giriş: giriş kodu istekleri, giriş denemeleri, oturum, davet ve aktivasyon kayıtları.
• İşlem güvenliği: platformdaki işlemlerin kaydı (işlem, zaman, IP adresi).
• Bildirim: bildirim tercihleriniz; iPhone uygulamasını kullanıyorsanız cihaz bildirim anahtarı.
• Şirket yetkilisi için: sözleşme, paket, fatura unvanı ve adresi, vergi bilgisi.
• Destek: bize yazdığınız destek talepleri ve yazışmalar.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesap açmak, giriş kodu göndermek, hizmeti sunmak, uyarıları bildirim ve sabah e-postasıyla iletmek: sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c).
• Yetkisiz girişi ve kötüye kullanımı önlemek, işlem kaydı tutmak: veri güvenliği yükümlülüğü ve meşru menfaat (m.5/2-ç ve f).
• Faturalama, vergi ve ticari defter kayıtları: kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülük (m.5/2-a ve ç).
• Uyuşmazlıkta hakkımızı korumak: m.5/2-e.

5. Aktarım

• Barındırma ve yedekler: Amazon Web Services, İstanbul. Sunucunun işlemci ve disk ölçümleri AWS'nin ana bölgesinde (Frankfurt) izlenir.
• Ağ güvenliği ve şifreli bağlantı: Cloudflare, Inc. (ABD merkezli küresel ağ). Uygulama trafiği bu ağdan geçer.
• E-posta gönderimi: Resend (Plus Five Five, Inc.). Giriş kodu, davet ve uyarı e-postaları İrlanda'dan gönderilir; e-posta adresiniz ve gönderim kayıtları ABD'de tutulur.
• iPhone bildirimleri: Apple (ABD); cihaz bildirim anahtarı ve kısa bildirim metni.
• Harita görselleri: OpenStreetMap. Harita ekranı açıldığında tarayıcınız harita görsellerini doğrudan bu sunuculardan yükler; IP adresiniz ve görüntülenen bölge oraya ulaşır, araç ya da kişi bilgisi gönderilmez.
• Kurumsal e-posta: Google Workspace; bize yazdığınız e-postalar.
• Mali müşavirimiz ve yetkili kamu kurumları: fatura bilgileri ve yasal sınırlar içinde istenen bilgiler.

Yurt dışındaki sağlayıcılara aktarım KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yürütülür. Veri minimizasyonu ilkesiyle yurt dışı altyapılarına veriler maskelenerek iletilmektedir: e-posta ve telefon bildirimlerinde plaka kısaltılır (örneğin "34 *** 123"), kişi adı, tutar ve ayrıntı yazılmaz; ayrıntı uygulamadadır.

6. Saklama süresi

• Hesap bilgileri: hesap açık kaldıkça; hesap kapanınca 1 yıl.
• İşlem ve güvenlik kayıtları: 2 yıl.
• Fatura ve ticari kayıtlar: 10 yıl.
• Şirketinizin filo verisi: sözleşme süresince; sözleşme bitince 30 gün içinde iade edilir ya da silinir, yedeklerden en geç 4 hafta sonra kalkar. Yasal saklama süresi olan kayıtlar (kiralama sözleşmeleri gibi) şirketinizin talimatıyla o süre boyunca tutulur.

7. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca;

• kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Şirketinizin filo verileriyle (örneğin araç konumu, zimmet, ceza kayıtları) ilgili başvurularınızı veri sorumlusu olan şirketinize yapın; bize gelen böyle bir başvuruyu şirketinize iletir ve size bildiririz.

8. Başvuru

Başvurunuzu yazılı olarak Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530 adresine, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile veya bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul'un belirlediği tarife uygulanabilir. Cevabımızı yeterli bulmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Şirketiniz araç kullanan çalışanlarını bilgilendirmek için sürücüler için aydınlatma metni şablonumuzu kullanabilir.