Veri İşleme Şartları

Bu şartlar, FiloKare hizmetini kullanan şirket ("Müşteri") ile Yedikare Yazılım Anonim Şirketi ("FiloKare"; Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530, MERSİS 0946055639900001) arasında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında Müşteri adına işlenen kişisel verilere ilişkin kuralları belirler. Şartlar Kullanım Koşulları'nın ayrılmaz ekidir ve Müşteri adına yetkili yöneticinin uygulamada kabul etmesiyle yürürlüğe girer. Kabul eden kişi, sürüm ve zaman kaydedilir.

1. Roller

Müşteri, FiloKare'ye girdiği ya da araç takip firmasından aktarılan kişisel verilerin veri sorumlusudur. FiloKare bu verileri veri işleyen olarak yalnız Müşteri adına ve hizmeti sağlamak için işler. FiloKare'nin kendi amaçlarıyla işlediği veriler (hesap, giriş ve güvenlik kayıtları, faturalama) bu şartların konusu değildir; bunlar için kullanıcı aydınlatma metni geçerlidir.

2. Konu, süre, veri ve kişi grupları

• Konu: filo yönetimi hizmetinin sunulması. Süre: hizmet süresi ve 12. maddedeki iade ve silme süresi.
• Veri kategorileri: araç ve kullanım kayıtları; çalışan ve sürücülerin kimlik ve iletişim bilgileri; zimmet ve teslim kayıtları, kilometre ve motor saati; araç konumu; yakıt, hasar (fotoğraflar dahil), trafik cezası, lastik ve bakım kayıtları; kiralama hizmetinde kiracı ve kiracı sürücüsünün kimlik ve iletişim bilgileri, şifreli kimlik ve ehliyet numarası, sözleşme, teslim ve iade kayıtları.
• İlgili kişiler: Müşterinin çalışanları ve sürücüleri; kiralama hizmetinde kiracılar ve kiracı sürücüleri.

3. Talimatla işleme

Müşterinin uygulamada yaptığı ayarlar ve işlemler ile yazılı talepleri FiloKare için talimattır. FiloKare verileri talimat dışında işlemez, satmaz, başkasıyla paylaşmaz ve kendi pazarlaması için kullanmaz. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse Müşteriyi bilgilendirir.

4. Müşterinin yükümlülükleri

• Çalışanlarını, sürücülerini ve kiracılarını KVKK'nın 10. maddesi uyarınca aydınlatmak, işleme için hukuki sebebe sahip olmak ve gerekiyorsa açık rıza almak. FiloKare'nin sunduğu sürücü aydınlatma şablonu kolaylık amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.
• Kimlik ya da ehliyet görüntüsü yüklüyorsa kan grubu ve din hanesini karartmak; bu bilgiler hizmet için gerekmez.
• Kullanıcı hesaplarını ve rollerini yönetmek, ayrılan çalışanın hesabını pasifleştirmek.

5. Gizlilik ve personel

FiloKare, verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğüyle bağlar ve erişimi işin gerektirdiği kişilerle sınırlar.

6. Destek erişimi

FiloKare destek ekibi Müşterinin verilerine yalnız Müşterinin talebiyle (uygulama içinden, e-postayla ya da telefonla iletilen destek talebi) ve destek amacıyla erişir. Her erişim işlem kaydına yazılır; Müşteri yöneticisi bu kayıtları uygulamada Ayarlar > Şirket bölümünde görür. Kiralama hizmetindeki kiracı ve sözleşme verilerine destek ekibi erişemez.

7. Alt işleyenler

Müşteri, FiloKare'nin hizmeti sunmak için aşağıdaki alt işleyenleri kullanmasına izin verir:

• Amazon Web Services: sunucular, veritabanı, dosya deposu ve yedekler (İstanbul); sunucu ölçümleri ana bölgede (Frankfurt).
• Cloudflare, Inc.: şifreli bağlantı ve ağ güvenliği (ABD merkezli küresel ağ).
• Resend (Plus Five Five, Inc.): e-posta gönderimi (gönderim İrlanda, kayıtlar ABD).
• Apple: iPhone uygulamasının anlık bildirimleri (ABD).
• OpenStreetMap: harita görselleri; kullanıcının tarayıcısı doğrudan yükler, araç ya da kişi bilgisi gönderilmez.
• Google Workspace: destek yazışmalarının tutulduğu kurumsal e-posta.

FiloKare yeni bir alt işleyeni en az 14 gün önceden bildirir. Müşteri haklı bir gerekçeyle itiraz edebilir; itiraz giderilemezse Müşteri hizmeti sona erdirebilir.

8. Yurt dışına aktarım

7. maddedeki alt işleyenlerden yurt dışında bulunanlara aktarım KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yürütülür; FiloKare bu sağlayıcılarla standart sözleşme süreçlerini yürütür. Veri minimizasyonu ilkesiyle yurt dışı altyapılarına veriler maskelenerek iletilmektedir: e-posta ve telefon bildirimlerinde plaka kısaltılır, kişi adı, tutar ve ayrıntı yazılmaz.

9. Teknik ve idari tedbirler

• Bütün trafiğin şifrelenmesi; tek kullanımlık kodla giriş, istek sınırı ve hatalı denemede geçici kilit.
• Her müşterinin verisinin sorgu düzeyinde ayrılması ve beş rollü yetkilendirme.
• Kimlik ve ehliyet numaralarının alan düzeyinde şifrelenmesi; ekranda yalnız son dört hane.
• Farklı veri sorumluları arasında veri eşleştirmesinin kriptografik olarak engellenmesi.
• Önemli işlemlerin ve destek erişimlerinin işlem kaydına yazılması.
• İstanbul'da iki katmanlı yedekleme ve günlük sistem denetimi.
• Yurt dışı altyapılarına giden e-posta ve bildirimlerde veri azaltma.

10. Veri ihlali bildirimi

FiloKare, Müşteri verilerini etkileyen bir ihlali öğrendiği andan itibaren en geç 24 saat içinde Müşteriye bildirir; bildirimde ihlalin niteliği, etkilenen veri ve kişi grupları, alınan ve alınacak önlemler yer alır. Müşteri, Kurul'a ve ilgili kişilere bildirimi (Kurul'a 72 saat içinde) kendisi yapar; FiloKare bunun için gereken bilgiyi sağlar.

11. İlgili kişi başvuruları

FiloKare'ye doğrudan gelen ve Müşterinin verisine ilişkin başvuruyu Müşteriye iletir ve başvuru sahibine veri sorumlusunun Müşteri olduğunu bildirir. Müşteri talep ederse erişim, düzeltme ve silme işlemlerine destek olur.

12. Saklama, iade ve silme

• Veriler hizmet süresince saklanır. Konum geçmişinin saklama süresini Müşteri ayarlardan seçer (varsayılan 6 ay).
• Hizmet sona erince Müşteri 30 gün içinde raporlarını ve kayıt listelerini Excel ve PDF olarak alabilir; talep ederse FiloKare verilerin tamamını makinece okunabilir biçimde teslim eder. Bu sürenin sonunda veriler silinir; yedeklerden en geç 4 hafta sonra kalkar.
• Yasal saklama süresi olan kayıtlar (kiralama sözleşmeleri ve teslim/iade belgeleri için bitişten itibaren 5 yıl) Müşterinin talimatıyla o süre boyunca saklanır.

13. Bilgi verme ve denetim

FiloKare, bu şartlara uyduğunu göstermek için makul bilgi ve belgeyi Müşteriye sağlar. Müşteri yılda bir kez, en az 30 gün önceden bildirerek ve FiloKare'nin diğer müşterilerinin verilerinin gizliliğini koruyarak denetim talep edebilir.

14. Sorumluluk

Taraflar, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca veri güvenliğinden birlikte sorumludur. Sorumluluğun sınırları Kullanım Koşulları'nda düzenlenmiştir.

15. Değişiklik ve yürürlük

FiloKare bu şartları değiştirirse yeni sürüm uygulamada Müşteri yöneticisine gösterilir ve kabul edilince yürürlüğe girer. Bu sürüm: 1.0 (23 Eylül 2026).