Veri İşleme Şartları

Bu şartlar, FiloKare hizmetini kullanan şirket ("Müşteri") ile Yedikare Yazılım Anonim Şirketi ("FiloKare"; Kızılırmak Mah. 1441 Cad. No: 8 İç Kapı No: 39 (Meva Plaza) Çankaya/ANKARA 06530, MERSİS 0946055639900001) arasında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında Müşteri adına işlenen kişisel verilere ilişkin kuralları belirler. Şartlar Kullanım Koşulları'nın ayrılmaz ekidir ve Müşteri adına yetkili yöneticinin uygulamada kabul etmesiyle yürürlüğe girer. Kabul eden kişi, sürüm ve zaman kaydedilir.

1. Roller

Müşteri, FiloKare'ye girdiği ya da araç takip firmasından aktarılan kişisel verilerin veri sorumlusudur. FiloKare bu verileri veri işleyen olarak yalnız Müşteri adına ve hizmeti sağlamak için işler. FiloKare'nin kendi amaçlarıyla işlediği veriler (hesap, giriş ve güvenlik kayıtları, faturalama) bu şartların konusu değildir; bunlar için kullanıcı aydınlatma metni geçerlidir.

2. Konu, Süre, Veri ve Kişi Grupları

• Konu: filo yönetimi hizmetinin sunulması. Süre: hizmet süresi ve 12. maddedeki iade ve silme süresi.
• Veri kategorileri: araç ve kullanım kayıtları; çalışan ve sürücülerin kimlik ve iletişim bilgileri; zimmet ve teslim kayıtları, kilometre ve motor saati; araç konumu; yakıt, hasar (fotoğraflar dahil), trafik cezası, lastik ve bakım kayıtları; kiralama hizmetinde kiracı ve kiracı sürücüsünün kimlik ve iletişim bilgileri, şifreli kimlik ve ehliyet numarası, sözleşme, teslim ve iade kayıtları; Sevkiyat eklentisinde teslim noktalarının adı, adresi, iletişim kişisi ve iletişim bilgileri; rota, sefer ve teslim kayıtları, teslim fotoğrafları ve teslim alan kişinin adı; konum verisi: sürücünün telefon konumu (teslim, teslim edilemedi, seferi başlatma gibi konum isteyen işlemlerin anında) ve araç takip sistemi kullanılıyorsa aracın seferin başından bitişine kadarki konumu, hızı ve hareket durumu; Ziyaret Takibi eklentisinde ziyaret noktalarının adı, adresi, konumu, iletişim kişisi ve iletişim bilgileri; Müşterinin belirlediği çalışma saatleri içinde araç takip sisteminden alınan kontak açma ve kapama, durma ve hareket olayları ile bu olayların zamanı ve konumu; bunlardan çıkarılan ziyaret kayıtları (varış, ayrılış, süre); uygulama kullanılırsa ziyaret notları, fotoğrafları ve işlem anındaki telefon konumu.
• İlgili kişiler: Müşterinin çalışanları ve sürücüleri; kiralama hizmetinde kiracılar ve kiracı sürücüleri; Sevkiyat eklentisinde teslim noktalarının iletişim kişileri ve teslim alan kişiler; bildirim özelliği kullanılırsa bildirim gönderilen alıcılar; Ziyaret Takibi eklentisinde ziyaret noktalarının iletişim kişileri.
• İşleme amaçları (konum verisi): konum verisi; teslim, ziyaret ve seferlerin teyidi ve kanıtı, depodan çıkış ile noktaya varış ve ayrılış zamanlarının belirlenmesi, teslim noktalarının, park yerlerinin ve kabul alanlarının belirlenmesi, rota planlaması, tahmini varış sürelerinin hesaplanması ve saha ile sevkiyat operasyonlarının raporlanması, analizi ve süreç verimliliğinin artırılması amaçlarıyla işlenir. Bu amaçlarla telefon ve araç konumu birbiriyle ve teslim kayıtlarıyla birleştirilerek analiz edilebilir. Ziyaret Takibi eklentisinde ayrıca ziyaretlerin planlanması ile planlanan ve gerçekleşen ziyaretlerin ve ziyaret sıklığının raporlanması amacıyla. Bu eklenti için araç verisi yalnız Müşterinin belirlediği çalışma saatleri içinde işlenir.

3. Talimatla İşleme

Müşterinin uygulamada yaptığı ayarlar ve işlemler ile yazılı talepleri FiloKare için talimattır. FiloKare verileri talimat dışında işlemez, satmaz, başkasıyla paylaşmaz ve kendi pazarlaması için kullanmaz; 3B maddesindeki anonim istatistik ve 7A maddesindeki iş ortağı teklifleri bunun dışındadır. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse Müşteriyi bilgilendirir.

Hizmetin bu şartlarda sayılan veri kategorileri ve amaçlar içinde kalan yeni özellikleri ayrı bir talimat ya da yeni sürüm gerektirmez. Müşteri isteğe bağlı özellikleri uygulamadaki ayarlarla açar ve kapatır.

3A. Otomatik Değerlendirmeler

Uygulamanın ürettiği uyarılar, eşleşmeler ve tahminler (teslimin noktadan uzak yapıldığı, aracın başka yerde olduğu, fotoğrafın bulanık olduğu, tahmini varış, araç verisinden çıkarılan ziyaret kayıtları gibi) bilgi amaçlıdır. İlgili kişi hakkındaki karar, Müşteri tarafından insan değerlendirmesiyle verilir; FiloKare bu sonuçlarla kişi hakkında karar vermez.

3B. Anonim İstatistik

FiloKare, Müşteri verisinden kişi ya da Müşteri ile ilişkilendirilemeyecek biçimde anonimleştirilmiş toplu istatistikler üretebilir ve bunları hizmeti geliştirmek, sektörel analiz yapmak ve iş ortaklarıyla yürüttüğü ticari çalışmalar dahil kendi amaçları için kullanabilir. Anonim istatistik plaka, unvan, kimlik ve iletişim bilgisi içermez, tek bir müşteriyi ya da kişiyi tanıtacak ayrıntıda üretilmez ve başka müşterilere ya da üçüncü kişilere Müşterinin kimliğini ya da verisini açıklamaz. Anonim istatistik kişisel veri ya da Müşteri verisi değildir; hizmet sona erdikten sonra da kullanılabilir.

4. Müşterinin Yükümlülükleri

• Çalışanlarını, sürücülerini ve kiracılarını KVKK'nın 10. maddesi uyarınca aydınlatmak, işleme için hukuki sebebe sahip olmak ve gerekiyorsa açık rıza almak. FiloKare'nin sunduğu çalışan aydınlatma şablonu kolaylık amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Şablonun bir eklentiye ya da veri kaynağına ait bölümünü çıkararak aydınlatma yaptıysa, o eklentiyi ya da veri kaynağını sonradan ilk kez açtığında ilgili bölümü çalışanlarına bildirmek.
• Kimlik ya da ehliyet görüntüsü yüklüyorsa kan grubu ve din hanesini karartmak; bu bilgiler hizmet için gerekmez.
• Kullanıcı hesaplarını ve rollerini yönetmek, ayrılan çalışanın hesabını kapatmak.
• Sevkiyat eklentisinde imzalı irsaliye ve teslim evrakının aslını yasal süre boyunca saklamak; FiloKare'deki teslim fotoğrafı kopyadır ve yasal saklama yükümlülüğünün yerine geçmez.
• Bildirim özelliğini kullanıyorsa, bildirim gönderilen alıcıları aydınlatmak, iletişim bilgisini hukuka uygun olarak edinmiş olmak ve bu bildirimleri yalnızca teslimat bilgilendirmesi amacıyla kullanarak içeriğinde tanıtım, pazarlama veya ticari elektronik iletiye yer vermemek.

5. Gizlilik ve Personel

FiloKare, verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğüyle bağlar ve erişimi işin gerektirdiği kişilerle sınırlar.

6. Destek Erişimi

Destek talepleri yalnız e-postayla, [email protected] adresine iletilir. FiloKare destek ekibi Müşterinin verilerine yalnız bu yolla iletilen bir destek talebi üzerine ve destek amacıyla erişir. Her erişim işlem kaydına yazılır; Müşteri yöneticisi bu kayıtları uygulamada Yönetim > Şirket bölümünde görür. Kiralama hizmetindeki kiracı ve sözleşme verilerine destek ekibi erişemez.

7. Dış Hizmet Sağlayıcıları ve Üçüncü Taraflar

Müşteri, FiloKare'nin hizmeti sunmak için aşağıdaki alt işleyenleri kullanmasına ve üçüncü taraflarla çalışmasına izin verir:

• Amazon Web Services: sunucular, veritabanı, dosya deposu ve yedekler (Türkiye); sunucu ölçümleri ana bölgede (Frankfurt).
• Cloudflare, Inc.: şifreli bağlantı ve ağ güvenliği (ABD merkezli küresel ağ).
• Resend (Plus Five Five, Inc.): e-posta gönderimi (gönderim İrlanda, kayıtlar ABD).
• Apple: iPhone uygulamasının anlık bildirimleri (ABD).
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging): Android uygulamasının anlık bildirimleri (ABD); 26 Ekim 2026 tarihinden itibaren.
• Google LLC (Google Maps Platform, ABD): uygulamadaki haritalar (harita sayfası, araç kartındaki konum, hasar ve teslim kayıtlarının yeri, Sevkiyat ekranları), Sevkiyat eklentisi açık olan Müşteride teslim noktası aramasında adres ve işletme araması; sürücü tarafından tercih edilerek uygulama içi navigasyon kullanılırsa navigasyon. Kullanıcının tarayıcısı ya da uygulaması haritayı Google'dan yükler; IP adresi, tarayıcı bilgisi, görüntülenen harita bölgesi (aracın ya da teslimin çevresi olabilir) ve aramada yazılan metin Google'a ulaşır; navigasyon süresince sürücünün telefon konumu da Google'a gider. Plaka, kişi adı ve fotoğraf gönderilmez; araç, teslim ve telefon konumları (navigasyon kullanımı hariç) Google'a istek olarak gitmez, haritaya kullanıcının cihazında çizilir. FiloKare'nin sunucusu nokta konumunu yenilemek için Google'a yalnız yer kimliğini gönderir. Google bu hizmette verileri kendi gizlilik politikasına göre bağımsız veri sorumlusu olarak işler.
• Google Workspace: destek yazışmalarının tutulduğu kurumsal e-posta.
• Anlaşmalı iş ortakları: yalnız Müşteri teklif isterse ya da izin verirse, 7A maddesindeki bilgiler. İş ortakları bağımsız veri sorumlusudur; adları istek ya da izin sırasında uygulamada gösterildiği için yeni bir iş ortağı ayrıca önceden bildirilmez.

FiloKare yeni bir alt işleyeni ya da entegre üçüncü taraf veri sorumlusunu en az 14 gün önceden bildirir. Yalnız isteğe bağlı bir eklenti ya da özellik için kullanılan hizmet sağlayıcısı, Müşteri o özelliği açarken uygulamada gösterilir ve özelliğin açılmasıyla kabul edilmiş sayılır; özelliği kullanmakta olan Müşteriye yeni sağlayıcı yine en az 14 gün önceden bildirilir. Müşteri haklı bir gerekçeyle itiraz edebilir; itiraz giderilemezse Müşteri hizmeti sona erdirebilir.

7A. İş Ortağı Teklifleri

FiloKare, Müşterinin araçları ve filosuyla ilgili ürün ve hizmetler için anlaşmalı iş ortaklarının tekliflerini ya da teklif alma seçeneğini uygulamada gösterebilir; bu gösterim için uygulamanın dışına veri çıkmaz. Müşteri bir teklif isterse ya da bir konu için kalıcı izin verirse, teklif için gerekli bilgiler ilgili iş ortağına iletilir. Bu istek ve izin 3. madde kapsamında talimattır; izin her zaman kapatılabilir. İş ortağının adı ve gönderilecek bilgiler istek ya da izin sırasında uygulamada gösterilir. Teklif almak isteğe bağlıdır, hizmetin kullanımı buna bağlı değildir. Müşteri tekliflerin gösterilmesini uygulamadaki ayarla kapatabilir.

• Gönderilen bilgiler teklif için gerekli olanlarla sınırlıdır: Müşterinin unvanı ve vergi numarası, ilgili araçların ve kayıtların bilgileri, Müşterinin eklemeyi seçtiği belge ve fotoğraflar ile teklifin iletilebilmesi için teklifi isteyen kullanıcının adı, e-posta adresi ve telefonu. Sürücülerin ve diğer çalışanların bilgileri ile konum geçmişi gönderilmez.
• İş ortağı bu bilgileri teklif ve Müşteriyle kuracağı ilişki için kendi aydınlatma metnine göre bağımsız veri sorumlusu olarak işler; teklifi kendisi hazırlar ve doğrudan Müşteriye iletir.
• FiloKare, iş ortağıyla Müşteri arasında kurulacak sözleşmenin tarafı değildir; ürün ya da hizmetten ve teklifin içeriğinden iş ortağı sorumludur. Aracılığın mevzuatla lisansa bağlandığı alanlarda (sigorta gibi) FiloKare sözleşmenin kurulmasına aracılık etmez.
• Müşteri teklif istemedikçe ya da izin vermedikçe iş ortağına hiçbir bilgi gönderilmez.

8. Yurt Dışına Aktarım

7. maddedeki alt işleyenlerden yurt dışında bulunanlara aktarım KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yürütülür; FiloKare bu alt işleyenlerle standart sözleşme süreçlerini yürütür. Bağımsız veri sorumlusu konumundaki harita sağlayıcısına (Google LLC) kullanıcının tarayıcısından ya da uygulamasından doğrudan yapılan arama, görüntüleme ve navigasyon istekleri ise sağlayıcının kendi hizmet şartlarına tabidir ve uygulamanın harita özelliklerinin kullanılmasıyla gerçekleşir. Veri minimizasyonu ilkesiyle yurt dışı altyapılarına veriler maskelenerek iletilmektedir: e-posta ve telefon bildirimlerinde plaka kısaltılır, kişi adı, tutar ve ayrıntı yazılmaz.

9. Teknik ve İdari Tedbirler

• Bütün trafiğin şifrelenmesi; tek kullanımlık kodla giriş, istek sınırı ve hatalı denemede geçici kilit.
• Her müşterinin verisinin sorgu düzeyinde ayrılması ve beş rollü yetkilendirme.
• Kimlik ve ehliyet numaralarının alan düzeyinde şifrelenmesi; ekranda yalnız son dört hane.
• Farklı veri sorumluları arasında veri eşleştirmesinin kriptografik olarak engellenmesi.
• Önemli işlemlerin ve destek erişimlerinin işlem kaydına yazılması.
• Türkiye'de çok katmanlı yedekleme (veritabanı için istenen dakikaya geri dönülebilen sürekli yedek dahil) ve günlük sistem denetimi.
• Yurt dışı altyapılarına giden e-posta ve bildirimlerde veri azaltma.

10. Veri İhlali Bildirimi

FiloKare, Müşteri verilerini etkileyen bir ihlal tespit etmesi halinde Müşteriyi gecikmeksizin bilgilendirir; bildirimde, o an bilindiği ölçüde ihlalin niteliği, etkilenen veri ve kişi grupları, alınan ve alınacak önlemler yer alır. Müşteri, Kurul'a ve ilgili kişilere bildirimi (Kurul'a 72 saat içinde) kendisi yapar; FiloKare bunun için gereken bilgiyi sağlar.

11. İlgili Kişi Başvuruları

FiloKare'ye doğrudan gelen ve Müşterinin verisine ilişkin başvuruyu Müşteriye iletir ve başvuru sahibine veri sorumlusunun Müşteri olduğunu bildirir. Müşteri talep ederse erişim, düzeltme ve silme işlemlerine destek olur.

12. Saklama, İade ve Silme

• Veriler hizmet süresince saklanır. Konum geçmişinin saklama süresini Müşteri ayarlardan seçer (varsayılan 6 ay).
• Sevkiyat eklentisinde teslim fotoğrafları, teslim anındaki telefon ve araç konumu ve teslim alan kişinin adı teslimden itibaren 3 yıl saklanır, sonra silinir; teslim kaydının kendisi (tarih, nokta, sonuç) hizmet süresince kalır.
• Sevkiyat eklentisinde sefer süresince alınan araç konumu ve seferi başlatırken alınan telefon konumu, Müşterinin konum geçmişi için seçtiği süre boyunca saklanır. Bağlantı olmadığı için gönderilemeyen teslim kaydı ve fotoğraflar sürücünün telefonunda, uygulamanın kendi alanında en çok 7 gün tutulur; gönderilince ya da kullanıcı çıkış yapınca silinir.
• Ziyaret Takibi eklentisinde ziyaret noktalarıyla eşleşen araç takip sistemi olayları, Müşterinin konum geçmişi için seçtiği süre boyunca saklanır. Hiçbir ziyaret noktasıyla eşleşmeyen durak olaylarının konum bilgisi eşleştirme kontrolü tamamlandığında silinir ve saklanmaz; bu durakların yalnızca sayısı ve toplam süresi tutulur. Ziyaret kayıtları (ziyaret noktası, varış, ayrılış, süre) hizmet süresince saklanır.
• Hizmet sona erince Müşterinin hesabı 30 gün boyunca salt okunur olarak açık kalır; Müşteri bu sürede verilerini görüntüleyebilir, raporlarını ve kayıt listelerini uygulamanın sunduğu araçlarla alabilir. Bu sürenin sonunda veriler silinir; yedeklerden en geç 4 hafta sonra kalkar.
• Yasal saklama süresi olan kayıtlar (kiralama sözleşmeleri ve teslim/iade belgeleri için bitişten itibaren 5 yıl) Müşterinin talimatıyla o süre boyunca saklanır.

13. Bilgi Verme ve Denetim

FiloKare, bu şartlara uyduğunu göstermek için makul bilgi ve belgeyi Müşteriye sağlar. Müşteri yılda bir kez, en az 30 gün önceden bildirerek ve FiloKare'nin diğer müşterilerinin verilerinin gizliliğini koruyarak denetim talep edebilir.

14. Sorumluluk

Taraflar, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca veri güvenliğinden birlikte sorumludur. Sorumluluğun sınırları Kullanım Koşulları'nda düzenlenmiştir.

15. Değişiklik ve Yürürlük

FiloKare bu şartları değiştirirse yeni sürüm uygulamada Müşteri yöneticisine gösterilir ve kabul edilince yürürlüğe girer. Hizmetin 3. maddedeki kapsam içinde kalan değişiklikleri bu şartların değişikliği sayılmaz. Bu sürüm: 1.6 (2 Kasım 2026).