Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni Şablonu

[Şirket unvanı] Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni

[Şirket unvanı] olarak şirket araçlarını yönetmek için FiloKare filo yönetim yazılımını kullanıyoruz. Bu metin, çalışanlarımızın hangi verilerinin, neden ve nasıl işlendiğini anlatır. Veri sorumlusu şirketimizdir; FiloKare (Yedikare Yazılım A.Ş.) verileri yalnız bizim talimatımızla işler.

İşlenen Veriler

• Ad, soyad, e-posta, telefon ve kullanıcı rolünüz.
• Uygulamayı kullanıyorsanız: hesabınız, giriş kayıtlarınız ve uygulamada yaptığınız işlemlerin kaydı (bir kaydı kimin girdiği, değiştirdiği ya da sildiği).
• Size zimmetlenen ya da teslim aldığınız araç, teslim ve iade zamanı, o andaki kilometre ya da motor saati, teslimde çekilen fotoğraflar.
• Aracın konumu (aşağıda ayrıntılı).
• Yakıt fişleri, bildirdiğiniz hasarlar ve fotoğrafları, kullanım döneminize düşen trafik cezaları.
• [Sevkiyat kullanıyorsanız bırakın] Size verilen teslim rotası, teslim kayıtları (sonuç, saat, not), teslim ya da imzalı evrak fotoğrafları ve teslim alan kişinin adı.
• [Ziyaret Takibi kullanıyorsanız bırakın] Müşteri ziyaretlerinizin kayıtları (müşteri noktası, varış, ayrılış, süre); uygulamayı kullanıyorsanız ziyaret notları ve fotoğrafları.

Konum Verisi

• Kaynağı: aracın takip cihazı ([takip firması]) ya da uygulamadan sizin bildirdiğiniz konum.
• [Sevkiyat kullanıyorsanız bırakın] Telefonunuzun konumu yalnız uygulamada konum isteyen bir işlemi yaparken alınır: teslim, teslim edilemedi ve seferi başlatma. Gün boyu telefonunuzun konumu izlenmez.
• [Sevkiyat ve araç takip sistemi kullanıyorsanız bırakın] Seferi başlattığınız andan sefer bitene kadar aracınızın konumu takip cihazından belirli aralıklarla alınır. Depodan çıkış, noktaya varış ve ayrılış saatleri bundan belirlenir.
• [Sevkiyat kullanıyorsanız bırakın] Telefonunuzdan alınan konum ile aracınızdaki takip cihazının konumu; teslim ve seferlerin teyidi ve kanıtı, depodan çıkış ile noktaya varış ve ayrılış zamanlarının belirlenmesi, teslim noktalarının ve park yerlerinin belirlenmesi, rota planlaması, tahmini varış sürelerinin hesaplanması, sevkiyat operasyonunun raporlanması, analizi ve süreç verimliliğinin artırılması ile anonimleştirilerek hizmet iyileştirmelerinde kullanılması amaçlarıyla işlenebilir ve birbiriyle birleştirilerek analiz edilebilir.
• [Ziyaret Takibi kullanıyorsanız bırakın] Şirketimizin belirlediği çalışma saatleri içinde ([günler ve saatler]) kullandığınız aracın takip cihazından kontak açma ve kapama ile durma ve hareket bilgisi alınır. Tanımlı müşteri noktalarına varış ve ayrılış saatleriniz ve ziyaret süreleriniz bundan belirlenir. Çalışma saatleri dışında bu bilgi işlenmez. Müşteri noktası olmayan yerlerdeki duraklarınızın yeri kaydedilmez; yalnız sayısı ve süresi tutulur. Telefonunuzun konumu bu amaçla alınmaz.
• [Uygulama içi navigasyon kullanıyorsanız bırakın] Tercihinize bağlı olarak uygulama içi navigasyonu kullandığınızda, navigasyon süresince telefonunuzun konumu harita sağlayıcısına (Google LLC, ABD) gider; bu bilgiyi Google kendi gizlilik politikasına göre bağımsız veri sorumlusu olarak işler.
• Uygulamanın uyarıları (örneğin "teslim noktadan uzak") bilgi amaçlıdır; hakkınızdaki karar şirketimizin yetkilisinin değerlendirmesiyle verilir. Bu sonuçlara dayanarak hakkınızda bir değerlendirme yapılırsa ilgili kayıt size gösterilir; bu sonuçlara itiraz edebilirsiniz.
• Sıklığı: [şirketinize uyanı bırakın] günlük senkronda araç başına günde tek konum noktası; canlı takip kullanılıyorsa gün boyunca konum, hız ve hareket durumu.
• Kimler görür: şirketimizin yetkili yöneticileri. Siz kendi aracınızın güncel konumunu görürsünüz, konum geçmişini göremezsiniz; ortak kullanılan araçta önceki kullanıcının güzergahı size gösterilmez.
• Adres bilgisi: konumun hangi ilçeye düştüğü FiloKare'nin kendi sunucusunda hesaplanır, dış bir servise gönderilmez. Uygulamadaki haritalar (araç konumu, hasar ve teslim kaydının yeri) Google haritasıdır; aracın konumu ve teslim anındaki konumunuz haritaya görüntüleyenin tarayıcısında çizilir, Google'a istek olarak gönderilmez.
• Saklama: [süre; FiloKare varsayılanı 6 ay]. Süre dolan konum kayıtları silinir; sefer süresince alınan araç konumu ve seferi başlatırken alınan telefon konumu da bu süreyle silinir. Teslim anındaki telefon ve araç konumu, teslim fotoğrafları ve teslim alanın adı 3 yıl saklanır.
• [Sevkiyat kullanıyorsanız bırakın] Bağlantı yoksa teslim kaydı ve fotoğraflar, gönderilene kadar telefonunuzda uygulamanın kendi alanında tutulur; gönderilince ya da en geç 7 günde silinir.

Amaçlar ve Hukuki Sebepler

• Araçların zimmet, teslim ve bakımını yönetmek: iş sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c).
• Trafik cezası ve hasar sorumluluğunu kaydın tarihindeki kullanıcıya göre belirlemek: hukuki yükümlülük ve bir hakkın korunması (m.5/2-ç ve e).
• [Sevkiyat kullanıyorsanız bırakın] Teslimatları planlamak, seferleri ve teslimi teyit etmek ve kanıtlamak, operasyonu raporlamak, analiz etmek ve süreç verimliliğini artırmak: iş sözleşmesinin ifası ve meşru menfaat (m.5/2-c ve f).
• [Ziyaret Takibi kullanıyorsanız bırakın] Müşteri ziyaretlerini planlamak, gerçekleştiğini teyit etmek ve raporlamak: iş sözleşmesinin ifası ve meşru menfaat (m.5/2-c ve f). Ziyaret raporları araç verisinden çıkarılır ve bilgi amaçlıdır; hakkınızdaki değerlendirme şirketimizin yetkilisinin incelemesiyle yapılır, bu sonuçlara itiraz edebilirsiniz.
• Kayıtların doğruluğunu ve güvenliğini sağlamak, hatalı ya da yanlışlıkla silinen kaydı geri getirmek: meşru menfaat (m.5/2-f).
• Araç maliyetini, güvenliğini ve verimli kullanımını izlemek: meşru menfaat (m.5/2-f). [mesai dışı kullanım kuralınızı yazın]

Aktarım, Saklama ve Haklarınız

Veriler hizmet sağlayıcımız FiloKare'nin Türkiye'deki sunucularında saklanır. Bildirim, e-posta ve harita için kullanılan yurt dışı sağlayıcılar FiloKare'nin aydınlatma metninde yazılıdır; bu kanallarda plaka kısaltılır ve adınız yazılmaz. KVKK'nın 11. maddesindeki haklarınız için [şirketin başvuru adresi] adresine başvurabilirsiniz.