Sürücüler için aydınlatma metni şablonu

[Şirket unvanı] Araç Kullanan Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni

[Şirket unvanı] olarak şirket araçlarını yönetmek için FiloKare filo yönetim yazılımını kullanıyoruz. Bu metin, araç kullanan çalışanlarımızın hangi verilerinin, neden ve nasıl işlendiğini anlatır. Veri sorumlusu şirketimizdir; FiloKare (Yedikare Yazılım A.Ş.) verileri yalnız bizim talimatımızla işler.

İşlenen veriler

• Ad, soyad, e-posta, telefon ve kullanıcı rolünüz.
• Size zimmetlenen ya da teslim aldığınız araç, teslim ve iade zamanı, o andaki kilometre ya da motor saati, teslimde çekilen fotoğraflar.
• Aracın konumu (aşağıda ayrıntılı).
• Yakıt fişleri, bildirdiğiniz hasarlar ve fotoğrafları, kullanım döneminize düşen trafik cezaları.

Konum verisi

• Kaynağı: aracın takip cihazı ([takip firması]) ya da uygulamadan sizin bildirdiğiniz konum.
• Sıklığı: [şirketinize uyanı bırakın] gece senkronunda araç başına günde tek konum noktası; canlı takip kullanılıyorsa gün boyunca konum, hız ve hareket durumu.
• Kimler görür: şirketimizin yetkili yöneticileri. Siz kendi aracınızın güncel konumunu görürsünüz, konum geçmişini göremezsiniz; ortak kullanılan araçta önceki kullanıcının güzergâhı size gösterilmez.
• Adres bilgisi: konumun hangi ilçeye düştüğü FiloKare'nin kendi sunucusunda hesaplanır, dış bir servise gönderilmez.
• Saklama: [süre; FiloKare varsayılanı 6 ay]. Süre dolan konum kayıtları silinir.

Amaçlar ve hukuki sebepler

• Araçların zimmet, teslim ve bakımını yönetmek: iş sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c).
• Trafik cezası ve hasar sorumluluğunu kaydın tarihindeki kullanıcıya göre belirlemek: hukuki yükümlülük ve bir hakkın korunması (m.5/2-ç ve e).
• Araç maliyetini, güvenliğini ve verimli kullanımını izlemek: meşru menfaat (m.5/2-f). [mesai dışı kullanım kuralınızı yazın]

Aktarım, saklama ve haklarınız

Veriler hizmet sağlayıcımız FiloKare'nin İstanbul'daki sunucularında saklanır. Bildirim ve e-posta için kullanılan yurt dışı sağlayıcılar FiloKare'nin aydınlatma metninde yazılıdır; bu kanallarda plaka kısaltılır ve adınız yazılmaz. KVKK'nın 11. maddesindeki haklarınız için [şirketin başvuru adresi] adresine başvurabilirsiniz.